Ако някога сте работили с парични трезори - независимо дали като мениджър на банков клон, ръководител на трезорни операции или трета страна, обработваща пари в брой - знаете, че дори най-строго контролираните среди могат да хвърлят криви топки по време на броене на пари. През последното тримесечие имахме клиент, управляващ регионална банка с 50 клона, който дойде при нас в паника: броят им на нощни трезори имаше несъответствие от $1200 и вътрешният одит им дишаше във врата, за да разреши това за 72 часа. Най-лошата част? Те вече бяха изгубили два дни в преброяване на парите, препращане на регистрационните файлове на транзакциите и интервюиране на нощни одитори, без напредък. Това е често срещана история, но ето добрата новина: несъответствията не трябва да са катастрофални. Като доставчик на касови трезори с повече от 15 години работа с малки регионални банки и големи национални финансови институции, помогнах на екипи да разрешат стотици от тези пропуски и днес разбивам поетапния, действащ процес, който използваме, за да стигнем до дъното на несъответствията в броя на парите – без да им позволяваме да провалят операциите ви или репутацията ви в одита.
Първо, нека изясним едно важно нещо: несъответствието в касовия трезор не винаги е признак на кражба. В 80% от случаите, които сме разглеждали, основната причина е нещо много по-обикновено — неправилно преброяване на пакети, неправилно сортирана партида монети, транзакция, регистрирана в грешен клон, или дори член на персонала, който е разменил чисто нов пакет от $100 за навит пакет от $1 банкноти, без да уведоми никого. Ето защо първото, най-важно правило за справяне с несъответствие е: забавете и елиминирайте човешката грешка, преди да копаете за по-големи проблеми. Бързането през стъпки е начинът, по който пропускате малки улики, които правят празнината по-трудна за решаване по-късно.
Първите 24 часа, след като преброяването разкрие несъответствие, не подлежат на обсъждане за целенасочено, задълбочено разследване. Първото нещо, което винаги правим, е да изтеглим цялата документация за съответния период на преброяване - без изключения. Това означава ежедневният транзитен дневник на парите от предишната нощ при взимането на бронирана кола, фишовете за депозит в клона, които трябваше да влязат в трезора, дневниците за презареждане на банкомати за всички машини, обслужени през 48-те часа преди преброяването, и дневникът за достъп до трезора. Ето един съвет, който споделяме с всички наши клиенти: ако използвате модулна трезорна система (можете да научите повече за тази гъвкава, лесна за одит настройка тук: Модулен банков трезор), регистрационният файл за достъп ще покаже точно кой е влязъл в трезора, по кое време и за колко време – без предположения. Фиксираните трезори (разгледани подробно тук: Fixed Bank Vault) имат подобни регистрационни файлове за дигитален достъп, но понякога по-старите фиксирани трезори разчитат на регистрационни файлове на хартиен носител, така че се уверете, че са сканирани и могат да се търсят, преди да започнете.
След като разполагате с цялата документация, направете кръстосана препратка към всеки ред, за да елиминирате прости грешки при въвеждане. Нека използваме това несъответствие от $1200 от нашия клиентски пример. Тяхното преброяване каза, че трезорът не достига 1200 долара, така че започнахме с изходящите и входящите преводи към трезора тази седмица. Дневникът на бронираната кола показа, че са взели депозити от 50 000 долара от клон 12 във вторник, но когато проверихме разписката за депозит на клон 12, бяха посочени 51 200 долара. Това е празнината. Чакай, може да си помислиш - защо това не се появи по-рано? Тъй като нощният одитор сравнява само общата депозитна бележка с манифеста на бронираната кола, а не индивидуалния пакет, който се брои във фиша. Това е често срещана грешка: екипите често проверяват числата в горната част на формуляр, но не и елементите, където се крият малки грешки. Така че първата ни проверка винаги е съпоставяне ред по ред на всеки депозит, теглене и прехвърляне към трезора, до индивидуалния пакет и броя на банкнотите. За монетите това е още по-критично, защото те често се броят по тегло или брой на ролките, а една липсваща ролка с четвъртинки е $10, което може да се натрупа бързо.
Ако всички договорени позиции съвпадат и несъответствието все още е налице, следващата стъпка е да тествате действителния процес на преброяване за тази конкретна смяна. Не мога да ви опиша колко пъти сме виждали броене с прескачане, член на персонала да брои пачки веднъж вместо два пъти или да използва износен детектор за фалшификати, който е прескочил купчина банкноти. Нашето правило за всички преброявания на трезорите е проверка от двама души: едно преброяване, едно вторично преброяване, всяко лице отделно и ако не съвпадат, трето преброяване. За нашите клиенти с модулни трезори често препоръчваме да добавят малък инструмент за преброяване, базиран на таблет, който се интегрира със системата за достъп на трезора – това регистрира всеки брой пакети в реално време, така че можете да се върнете и да видите точно къде член на персонала е въвел грешен номер. За по-стари фиксирани трезори ние помогнахме на клиентите да инсталират основни скенери за преброяване на Bluetooth, които се синхронизират с тяхната система, намалявайки грешките при преброяване с 65% през първия месец.
Ако сте преминали през проверките на документацията и повторното преброяване и все още не можете да намерите празнината, време е да се задълбочите в достъпа до трезора и процедурните пропуски. Това е мястото, където много екипи започват да се паникьосват, но това е и мястото, където откриваме най-често срещаните, разрешими проблеми. Например, друг наш клиент имаше несъответствие от $3500, което ни накара да разгледаме регистрационните файлове за достъп до трезора. Дневникът показваше, че касиер е влязъл в трезора в 2 часа сутринта в деня, когато трезорът трябваше да бъде затворен за празник, а кодът за достъп беше такъв, който имаха само двама висши служители. Оказа се, че касиерът е взел купчина банкноти от 100 долара, за да покрие чек на клиент, който е отскочил, планирайки да го върне до края на седмицата и е забравил да регистрира тегленето. Това е човешка грешка, а не пробив в сигурността, но все пак изисква ясен протокол, за да се предотврати това да се случи отново.
На този етап разглеждаме и „плаващи“ несъответствия, които са често срещана скрита причина. Всеки трезор има малък определен флоат за незабавни транзакции - малки сметки за теглене от клиенти, монети за ресто. Често, когато даден клон прави пълно преброяване на трезора, той забравя да отчете float, който е бил използван по време на периода на преброяване и не е регистриран. Например, ако касиер вземе 50 долара в банкноти от 1 долар от трезора, за да даде ресто за голям депозит в сряда, и не регистрира това теглене, тези 50 долара ще се покажат като несъответствие в преброяването в петък. Ето защо ние винаги молим екипите да потвърдят сумата на плаващата сума, преди да започнат броенето, и да регистрират всички тегления или депозити, направени по време на процеса на броене в реално време.
След като идентифицирате основната причина за несъответствието, следващата стъпка е да го коригирате и да предотвратите бъдещи пропуски. Корекцията е ясна: ако това е обикновена грешка при въвеждане, актуализирайте регистрационните файлове и съответният персонал подпише корекцията. Ако това е процедурна грешка, добавете ред към контролния списък за преброяване на трезора, за да сте сигурни, че тази стъпка е изпълнена всеки път. За клиента, който имаше празнината от $1200 от грешката във фиша за депозит, ние им помогнахме да добавят стъпка за „проверка на редови позиции“ към своя нощен одиторски контролен списък, изисквайки от тях да проверят кръстосана проверка на всеки пакет от депозитни фишове към манифеста на бронираната кола, преди да се подпишат. За клиента, който имаше касиерата, която взе нерегистрираните пари, ние им помогнахме да настроят задължителна регистрация за достъп до трезора за всички влизания след работно време и седмична проверка на кодовете за достъп, за да се уверят, че са присвоени само на активен персонал.
Сега, за превантивната част – това е мястото, където правилната настройка на касовия трезор прави огромна разлика и защо работим с банките, за да приспособим трезорите към техните специфични операции. Модулните банкови трезори, например, са проектирани с вграден контрол на достъпа, който регистрира всяко влизане и излизане, така че можете да проследите кой е бил в трезора по всяко време, няма повече хартиени регистрационни файлове, които могат да бъдат изгубени или променени. Те също са лесни за преконфигуриране, когато банката ви расте, така че ако добавите нови клонове или коригирате паричния поток, можете да разширите трезора без цялостна ревизия. Фиксираните банкови трезори, от друга страна, са идеални за големи банки с голям обем, които се нуждаят от постоянна, сигурна структура – те предлагат същия контрол на достъпа и одитни пътеки, а ние помогнахме на много големи национални банки да надстроят своите по-стари фиксирани трезори с инструменти за цифрово преброяване, които намаляват нивата на несъответствие със 70%.
Една грешка, която виждаме често, е, че екипите чакат да отстранят несъответствията до времето за одит. Проблемът с това е, че след месец или два е почти невъзможно да се проследи основната причина - хартиените регистрационни файлове се губят, персоналът е преместен, а подробностите за транзакциите са архивирани и трудни за извличане. Ето защо препоръчваме разрешаването на всяко несъответствие в рамките на 72 часа след откриването, без изключения. Ако не можете да откриете основната причина за това време, трябва да я отбележите в докладите си за вътрешен одит, да документирате всички предприети стъпки и да направите пълно, независимо повторно преброяване на трезора с двама старши служители, които не са работили на тази смяна през последните 30 дни.
Ние също така работим с нашите клиенти, за да провеждаме проактивни проверки, които са много по-ефективни от реагирането на несъответствия, след като се появят. Два пъти годишно предлагаме да правите „изненадващо преброяване на трезора“ – избиране на произволна вечер, без да я обявявате и извършване на пълно преброяване без предварителна подготовка. Това улавя процедурни пропуски, които идват от това, че персоналът се самодоволства с планираните преброявания. Например, имахме клиент, който имаше малко несъответствие на всеки шест месеца, и след като направихме изненадващо преброяване, открихме, че персоналът използва преки пътища с броенето на монети по време на планираните преброявания, защото знаеха, че предстои. Изненадващото преброяване разкри тази празнина и след като внедриха процеса на преброяване, който очертахме по-рано, техните проценти на несъответствие спаднаха до нула.
Друга проактивна стъпка е обучението. Дори най-добрата настройка на трезора е безполезна, ако персоналът не знае как да я използва правилно. Ние предлагаме безплатно обучение за работа с трезор за всички наши клиенти, обхващащо процеси на преброяване, управление на регистрационни файлове за достъп и разрешаване на несъответствия. Миналата година малък кредитен съюз дойде при нас и каза, че има средно $500 несъответствия всеки месец и след като проведохме обучение за техния персонал и им помогнахме да приложат процеса на преброяване на позициите, те не са имали нито едно несъответствие за 10 месеца. Това е въздействието на простото, ясно обучение, съчетано с правилните инструменти за трезор.
В края на деня несъответствията в преброяването на парите в трезорите никога не са забавни, но не е задължително да са катастрофално събитие. Ключът е да останете систематични, да не правите прибързани заключения, да използвате вашата документация и регистрационни файлове за достъп, за да проследите всяка стъпка, и да разполагате с правилните инструменти и протоколи, за да предотвратите повторната им поява. Ако сте банка или работещ с пари в брой и искате да надстроите настройката на своя трезор, за да улесните преброяването и по-лесно да разрешите несъответствията, или ако имате нужда от поддръжка за прецизиране на текущите ви процеси на трезор, ние сме тук, за да ви помогнем. Работили сме с институции от всякакъв размер, от малки обществени банки до големи национални банки, за да приспособим решения за касови трезори, които отговарят на техните уникални нужди. Независимо дали търсите гъвкава, лесна за одит настройка или постоянен трезор с висока степен на сигурност, ние можем да ви насочим на всяка стъпка от пътя, за да гарантираме, че вашите парични операции са гладки, съвместими и без несъответствия, които могат да бъдат избегнати.
Референции
- Федерален съвет за проверка на финансовите институции (FFIEC). (2022). Банкови операции и насоки за сигурност: Управление на касовия трезор.
- Глобална асоциация за управление на парични средства (GACM). (2023). Най-добри практики за разрешаване на несъответствия в броя на парите.
- Американската асоциация на банкерите (ABA). (2021). Модулни срещу фиксирани банкови трезори: Оперативни и одитни предимства.
- Международна организация по стандартизация (ISO) 28000:2022. Системи за управление на сигурността във финансовия сектор.
