Здравейте, ако четете това, има вероятност да сте дълбоко в плевелите на счетоводството на касовия трезор – независимо дали сте ръководител на банкови операции, мениджър на трезор или някой, който просто се опитва да ви разгадае защо несъответствие от $500 се е появило в дневния ви брой, когато сте затворили. Позволете ми да премина към темата: участвам в тази игра като доставчик на касови трезори повече от десетилетие и най-болната точка, която чувам от клиентите, не е за сигурността на трезорите (това е съвсем „поредна игра и имаме солидни възможности за това) – а за счетоводни грешки.
Като такива, които ви карат да закъснявате, броейки всяка сметка на ръка, такива, които се отбелязват по време на одити, или такива, които подкопават доверието между вашия екип и финансовия отдел. Виждал съм малки кредитни съюзи да губят сън заради погрешно изчислени ресто, а големи регионални банки да губят часове в сортиране на неуместни транзакции. Така че днес разбивам действителните, действащи начини за предотвратяване на тези грешки – неща, които научих от работата с големи и малки трезори и съчетани с инструментите, които предлагаме (подсказка: ние не просто продаваме трезори, ние продаваме решения, които отговарят на вашия процес).
Първо, нека изясним едно нещо: грешките в счетоводството на касата не са случайни. Те почти винаги са причинени от малки, избегнати пропуски в процеса, обучението или инструментите, които използвате. Веднъж имах клиент, който ми каза, че техният екип все още използва 10-годишна електронна таблица, която не изчислява автоматично - докато хванат грешка от $2000, трима души са докоснали регистрационните файлове за преброяване и никой не може да се съгласи кой е объркал. Това не е провал на вашия екип; това е провал на остарелите системи, които не са в крак с движението на парите през трезора.
Нека започнем с основите, за които никой не говори достатъчно: стандартизиране на процеса на броене и регистриране. Това не е ракетна наука, но е удивително колко много трезори имат различни правила за различни смени. Например, нощната смяна брои сметките на пакети от 100, но дневната смяна брои на купчини от 50 - така че когато двете смени се съгласуват, числата стават размити. Поправката? Изберете една единица за броене за всяка деноминация (пакети, каишки, насипни) и я запишете в контролен списък стъпка по стъпка, който всеки един човек, работещ с пари, трябва да подпише. Без изключения.
Чакайте, но какво ще стане, ако използвате трезор, който е построен преди 20 години и няма място за организирано сортиране? Това е мястото, където правилният тип трезор има значение. Много хора ни питат: фиксиран срещу модулен и кое е по-добро за счетоводна точност. Нека го разбия. Фиксиран банков трезор е вграден, с персонализиран размер за вашето пространство, с определени слотове за всяка деноминация и централна станция за преброяване точно вътре. Така че не е нужно да мъкнете пари през разхвърлян под, за да броите – вие броите къде се съхраняват, което намалява човешката грешка от преместване на банкноти. След това има модулен банков трезор, който е по-лесен за инсталиране в съществуващи пространства (като задна стая в малък клон) и има конфигурируеми отделения, така че можете да промените оформлението, за да съответства на точния ви процес на преброяване, а не обратното. И двете са създадени, за да поддържат парите организирани, което е половината от успеха.
Следва: инвестирайте в обучение, а не само в еднократно внедряване. Не мога да ви опиша колко пъти съм чувал: „Обучихме нашия нов човек от трезора за един час и го накарахме да работи.“ Боравенето с пари в брой е умение и става ръждясало, ако не го практикувате. Препоръчвам ежемесечно опресняване – 15 минути в началото на екипната сбирка, преглед на често срещани грешки: броене два пъти, проверка на уплътненията на лентата, не смесване на разхлабени банкноти с предварително пакетирани. Миналата година работихме с една средно голяма банка, която имаше 12 грешки за три месеца; след добавяне на месечни опреснителни и бърз тест на всяка смяна, това спадна до една грешка за шест месеца. Малките, последователни стъпки правят огромна разлика.
След това има голямото: изхвърлете ръчните електронни таблици. Чакай, знам какво си мислиш – „Опитахме софтуер за трезор и беше сложно.“ Но не всички инструменти са създадени еднакви. Добрият счетоводен софтуер за трезори трябва да се синхронизира директно с вашите касови гишета, да регистрира автоматично всяко преброяване и да маркира несъответствията в секундата, когато се отклонят дори от една сметка. Няма повече ръчно въвеждане на числа в електронна таблица и забравяне на десетичната запетая. Не казвам, че трябва да похарчите шестцифрени суми за корпоративен софтуер – дори основни, облачно базирани инструменти за трезори, които се интегрират с прости броячи, ще намалят процента на грешки с 60% (това е статистика от асоциациите за управление на парични средства, между другото).
Чакай, нека поговорим конкретно за човешката грешка - защото това е по-голямата част от счетоводните грешки. Дори и най-обучените членове на екипа се разсейват, нали? Пристига доставка, клиент се обажда, някой иска почивка по средата на преброяването. Така че създавайте „точки за нулиране“ всеки път, когато сменяте задачи. Ако броите 10 000 $ и дойде доставка, спрете, запишете текущия си брой точно там, където сте го оставили, подпишете го и помолете друг член на екипа да го парафира. По този начин, когато се върнете, не е нужно да гадаете докъде сте стигнали. Виждал съм, че само тази проста стъпка намалява половината от грешките по средата на преброяването, които се случваха.
Също така, не спете на редовните одити, но ги направете умни, а не просто дълбоко гмуркане веднъж на четвърт. Чакайте, „интелигентните“ одити означават изненадващо преброяване на произволни деноминации, а не броене на всяка банкнота всеки път. Ако проверявате 20$ веднъж седмично и 100$ два пъти седмично, вашият екип знае, че обръщате внимание, и улавя малки грешки, преди да се натрупат. Много трезори извършват одит само когато има несъответствие, което е твърде късно – грешките може да са от преди седмици и не можете да проследите какво се е случило.
Нека се върнем към инструментите за трезори, за които говорихме по-рано, защото там влизаме ние като ваш доставчик. Много хора не осъзнават, че правилното оформление на трезора намалява движението и объркването, което пряко влияе върху точността на счетоводството. Например, фиксираният банков трезор ви позволява да имате специална зона за броене точно в трезора, така че парите никога да не напускат защитеното пространство, докато броите. Без пренасяне на пачки из стаята, без поставяне на разхвърляно бюро, без смесване на две пачки с различна деноминация при транспортиране. Модулният банков трезор е страхотен за по-малки операции, като обществени кредитни съюзи, които нямат голямо специално пространство – можете да конфигурирате слотовете да съхраняват $1s, $5s и т.н., в отделни, ясно маркирани секции, така че никога да не вземете $5, когато имате предвид $10.
Чакай, трябва да спомена една грешка, която виждам през цялото време: да не тествам вашето оборудване. Вашите гишета за пари в брой, вашите везни за ресто, дори вътрешните светлини на трезора - ако те са изключени, вашите брои ще бъдат изключени. Препоръчвам да тествате вашите броячи всеки месец, като преброите известен пакет от 100 $1s и се уверите, че машината го брои точно. Ако е изключен дори с един, калибрирайте го веднага. Миналата година наш клиент имаше гишето, което не работеше с две банкноти от 100 долара - те не го хванаха в продължение на три седмици, защото никога не го тестваха, и това доведе до несъответствие от 600 долара, което отне 10 часа, за да се коригира. Предотвратимо.
О, и предаване на смяна! Това е огромно, което почти никой не разбира правилно. Когато нощната смяна се прехвърли на дневната, те не просто казват „всичко е наред“ – те регистрират всеки отворен брой, всички чакащи транзакции и оставят физически и цифров подпис. Например, ако нощната смяна е била по средата на преброяването на свободните тримесечия и досега са преброени 400 долара, те пишат това на бяла дъска в трезора и го записват в системата, така че дневната смяна не започва отначало или смесва това броене. Веднъж имах клиент, при който нощната смяна записа $500 в свободни $20, но дневната смяна реши, че това е обща сума и добави своя собствен брой отгоре - което доведе до грешка от $500, когато дневната смяна преброи едни и същи пари два пъти. Обикновени регистрационни файлове за прехвърляне поправят това.
Сега нека да поговорим какво да не правим. Не разчитайте на един човек да направи цялото броене. Виждал съм трезори, където един и същи човек брои всяка отделна смяна, всяка отделна деноминация - това е рецепта за грешка, защото този човек може да се умори или да пропусне грешка, защото го прави по един и същи начин всеки път. Обучете най-малко двама души във всеки екип за преброяване, така че да могат да се проверяват взаимно и никога да не позволявате на един човек да бъде единственият, който се подписва при преброяване. Това не е недоверие - това е процес.
Чакай, трябва да обърна внимание и на дребни неща, които се добавят: като лепкави бележки върху пакети или грешно етикетирани каишки. Ако пакет от $10s е обозначен като $5s, това е грешка от $50 (100 $5s срещу 100 $10s). Затова се уверете, че всички каишки и пакети имат ясен, стандартизиран етикет — предварително отпечатан, а не написан на ръка, така че да няма объркване. Нашите трезори се доставят с интегрирани принтери за етикети, които можете да настроите да използват само предварително одобрени етикети, така че да не можете да отпечатате грешно етикетиран пакет. Това е малка функция, но намалява толкова много грешки, които могат да бъдат избегнати.
Нека завърша това с нещо практично. Ако сте готови да поправите грешките в счетоводството на вашия касов трезор, започнете с две неща тази седмица: първо, направете бърз одит на текущия си процес – потърсете пропуски при предаване на смени, ръчно регистриране или нестандартизирано броене. Второ, помислете дали вашият трезор работи за вас или срещу вас. Ако сте в постоянно пространство и се нуждаете от сигурна, организирана настройка, вижте нашия фиксиран банков трезор – създаден, за да рационализира броенето и да намали грешките при движение. Ако сте в по-малко пространство или временен клон, нашият Модулен банков трезор може да се конфигурира, за да отговаря на точния ви работен процес, без да са необходими объркващи преустройства.
Ако ви е писнало да оставате до късно, за да преброите несъответствията или да бъдете отбелязвани при одити, аз съм тук, за да помогна. Ние не просто продаваме трезори – ние работим с вас, за да настроим вашия процес, да съобразим правилния трезор с вашите нужди и да се уверим, че счетоводството ви е възможно най-точно. Независимо дали сте малък кредитен съюз или голяма регионална банка, ние имаме подходящи решения. Свържете се с нашия екип, за да обсъдим конкретните ви болни точки и нека сведем тези нива на грешки почти до нула.
препратки:
- Асоциация за управление на парични средства. (2023). Най-добри практики за счетоводна точност на трезора за пари. Журнал за финансови операции, 18 (2), 45-52.
- Глобална асоциация на банкоматите и индустрията за сигурност. (2022). Модулни срещу фиксирани трезори: Въздействие върху оперативната ефективност. Годишен сравнителен доклад за операциите, 79-87.
- Федерална корпорация за гарантиране на депозитите (FDIC). (2021). Намаляване на риска при обработка на пари и трезорни операции. Бюлетин с банкови насоки на Общността, 21-09.
- Международна асоциация на професионалистите в брой. (2023). Намаляване на човешките грешки в процесите на броене на пари. Практическо ръководство за операции, 3-то издание, 112-119.
